6 termos que você precisa conhecer antes de planejar o casamento
Quem começa a planejar um destination wedding logo percebe que esse universo tem um vocabulário próprio. Welcome Party, Room Block, Minimum Stay, Save the Date, RSVP e Welcome Kit são alguns dos termos que aparecem em conversas com hotéis, assessorias e fornecedores.
E não se trata apenas de aprender palavras em inglês. Alguns desses conceitos interferem diretamente na hospedagem dos convidados, na programação do casamento e na organização da viagem.
Por isso, reunimos neste guia seis termos comuns em destination weddings e explicamos, de maneira simples, o que cada um significa.
Welcome Party é o evento de boas-vindas realizado antes do casamento para receber os convidados que já chegaram ao destino.
Ela pode acontecer na véspera da cerimônia ou em outro momento da programação e assumir diferentes formatos: um sunset à beira-mar, jantar, coquetel, luau ou até uma festa mais elaborada.
Mas existe um ponto importante: a Welcome Party não precisa competir com o casamento.
Sua função é receber.
Em um destination wedding, os convidados muitas vezes viajaram horas e, em alguns casos, atravessaram países para participar daquele momento. Criar um encontro de boas-vindas permite que todos comecem a entrar no clima da celebração antes mesmo do grande dia.
É também quando o casamento começa a deixar de ser uma festa de algumas horas para se transformar em uma experiência de vários dias no destino.
Room Block é o bloqueio de uma quantidade de quartos ou acomodações para os convidados do casamento durante determinado período.
Dependendo do hotel, esse bloqueio pode envolver condições específicas, como:
As regras não são iguais em todas as propriedades. Por isso, precisam ser verificadas diretamente com o hotel escolhido.
Em um destination wedding, entender como funciona o Room Block é especialmente importante porque o hotel do casamento e a hospedagem dos convidados fazem parte da mesma equação.
Um hotel pode ser perfeito para a cerimônia e a festa, por exemplo, mas não ter acomodações suficientes para todos os convidados. Nesse caso, será necessário entender quais pessoas ficarão na propriedade e quais serão as alternativas de hospedagem no entorno.
Não necessariamente.
O bloqueio dos quartos e a responsabilidade financeira pelas diárias são questões diferentes. As condições dependem da política e da negociação estabelecida com cada hotel.
Por isso, antes de assumir qualquer compromisso, é importante entender exatamente como o bloqueio funciona e quais responsabilidades estão previstas na negociação.
Minimum Stay significa estadia mínima. É o número mínimo de noites exigido pelo hotel para determinada reserva, período ou condição.
Por exemplo, uma propriedade pode estabelecer:
Minimum Stay: 3 noites.
Isso significa que, naquela condição específica, a hospedagem deverá respeitar uma permanência mínima de três noites.
Essa informação merece atenção no planejamento de um destination wedding porque interfere na experiência e também no planejamento financeiro da viagem.
As regras podem variar de hotel para hotel e conforme período, calendário e condições negociadas.
Portanto, nunca parta do princípio de que a política encontrada em um hotel será igual à de outro.
Save the Date é a primeira comunicação enviada aos convidados para que reservem a data do casamento em suas agendas.
Ele não substitui necessariamente o convite oficial, que pode ser enviado posteriormente.
No destination wedding, porém, o Save the Date ganha uma importância ainda maior.
Isso porque o convidado não precisa organizar apenas o dia da festa. Dependendo do destino, ele terá que planejar:
agenda + passagens + hospedagem + deslocamentos.
Quanto antes os convidados tiverem as informações necessárias sobre data e destino, mais tempo terão para organizar a viagem.
Por isso, em um casamento fora da cidade de origem de boa parte dos convidados, o Save the Date também funciona como o início da organização logística da experiência.
RSVP vem da expressão francesa Répondez s’il vous plaît e significa, na prática, “por favor, confirme sua presença”.
Em qualquer casamento, saber quem estará presente é fundamental.
Em um destination wedding, essa confirmação pode impactar ainda mais o planejamento.
O número de convidados confirmados pode ajudar na organização de questões como:
hospedagem, transfers e outros momentos da programação.
Imagine, por exemplo, um final de semana com Welcome Party, casamento e um encontro de despedida. Saber quem efetivamente estará no destino ajuda a dimensionar não apenas a festa principal, mas toda a experiência ao redor dela.
Por isso, o RSVP de um destination wedding não deve ser visto apenas como a contagem de lugares nas mesas.
Welcome Kit é o kit de boas-vindas preparado para receber os convidados quando eles chegam ao destino.
Ele pode estar disponível no hotel, ser entregue no check-in ou seguir outra dinâmica definida pelos noivos e pela organização do casamento.
O conteúdo varia bastante e pode incluir, por exemplo, programação do final de semana, produtos locais, snacks, bebidas, itens úteis para a estadia ou elementos personalizados que tenham relação com a história e a identidade do casal.
Mas vale lembrar:
Welcome Kit não é uma obrigação do destination wedding. É uma experiência.
Mais importante do que criar um kit cheio de itens é pensar se aquilo realmente acrescenta algo à chegada e à estadia dos convidados.
Quando colocamos todos esses termos lado a lado, fica mais fácil perceber que um destination wedding vai muito além da escolha de uma praia bonita ou de um hotel para realizar a cerimônia.
Existe uma experiência acontecendo ao redor do casamento.
O Save the Date começa a preparar a viagem.
O Room Block ajuda a organizar a hospedagem.
O Minimum Stay interfere na permanência no destino.
O RSVP ajuda a dimensionar quem estará presente.
A Welcome Party recebe os convidados.
E o Welcome Kit pode tornar a chegada ainda mais especial.
É justamente essa combinação que permite transformar o casamento em alguns dias de convivência com as pessoas que realmente importam para o casal.
O que significa Welcome Party?
É o evento de boas-vindas realizado antes do casamento para receber os convidados que já chegaram ao destino.
O que é Room Block em casamento?
É o bloqueio de uma quantidade de quartos ou acomodações para os convidados durante determinado período, sujeito às regras e condições do hotel.
O que significa Minimum Stay?
É a estadia mínima exigida pelo hotel para determinada reserva, período ou condição.
Save the Date é o convite de casamento?
Não necessariamente. Ele é uma comunicação antecipada para que os convidados reservem a data; o convite oficial pode vir depois.
O que significa RSVP no convite?
É uma solicitação para que o convidado confirme se estará presente.
O Welcome Kit é obrigatório?
Não. É um recurso opcional para receber os convidados e enriquecer a experiência no destino.
